Integraciones

Que tus herramientas se hablen entre ellas

Cuando dos programas no se hablan, el puente lo haces tú: copiar datos de un sitio a otro, revisar si algo se quedó sin pasar, acordarte de avisar a alguien. Eso son horas tuyas cada semana y errores que aparecen en el peor momento. Conectarlos bien suele costar menos de lo que parece.

Qué conecto

• Cobros: pasarelas de pago, suscripciones y el aviso a tu sistema cuando un pago entra o falla.
• Formularios con CRM o correo: que un contacto de la web aparezca donde de verdad lo vas a mirar, no en una bandeja que nadie abre.
• Herramientas de Google: Analytics, Search Console, Hojas de cálculo, Calendar y la ficha de empresa.
• APIs de terceros cuando existe documentación suficiente: facturación, mensajería, reservas, plataformas del sector.
• Avisos donde los leas: correo, Telegram o lo que uses, pero solo cuando haya que decidir algo.

Cómo lo planteo, para que no se convierta en un pozo

Las integraciones se tuercen casi siempre por lo mismo: se empieza a construir antes de saber si las dos partes se pueden conectar de verdad. Por eso el primer paso es corto y barato.

Una revisión de dos o tres horas para responder tres preguntas: qué permite exactamente cada herramienta, qué límites tiene y qué pasa cuando algo falla. Con eso sale una estimación de verdad, y a veces sale que no compensa, que también es una respuesta útil.

Después elijo el camino más simple que resuelva: a veces es una conexión directa, a veces una herramienta intermedia con su cuota mensual, y a veces un poco de código a medida porque sale más barato y aguanta más.

Lo que sale mal, y cómo lo evito

Esto no lo he leído: me ha pasado montando las automatizaciones que uso en mi propio negocio.

• Las claves caducan. Un sistema que funciona solo también tiene que renovar sus permisos solo, o un día deja de funcionar sin avisar a nadie.
• El fallo silencioso. La peor avería no es la que rompe, es la que deja de trabajar en silencio. Por eso todo lo que monto lleva un vigilante que comprueba que sigue respondiendo, no solo que sigue encendido.
• Los duplicados. Si un proceso puede ejecutarse dos veces, se ejecutará. Cada dato lleva una huella para que, si ya está apuntado, no se repita: la primera semana con registros duplicados es la que hace que dejes de fiarte del sistema.
• Los datos personales. Si por ahí pasan nombres, teléfonos o correos, hay que saber qué proveedor los toca y cuánto los guarda. Se piensa antes, no cuando llega el problema.

Ejemplos que corren hoy

Todos estos funcionan en mis propios sistemas, así que los puedo enseñar sin pedirle permiso a nadie: la verificación antirrobots de los formularios de esta web; el alta del boletín, que entra en la herramienta de correo con doble confirmación; el envío de eventos de conversión desde el servidor; y la descarga diaria de las cifras de Search Console y Analytics a una base de datos propia, para no tener que entrar en cinco paneles cuando quiero saber algo.

Ese último ejemplo lleva además la lección más útil de todas: durante semanas mis informes decían que una web tenía cero visitas y era mentira, porque la descarga solo miraba una parte del sitio. Una integración que mide mal es peor que ninguna, porque tomas decisiones con ella.

Precio orientativo

Por horas, a 25 €/h + IVA. La revisión previa son dos o tres horas. Una conexión sencilla entre dos herramientas que ya traen la puerta abierta se monta en dos o tres horas más; si hay que programar contra una API, con sus errores y sus reintentos, se estima por fases y lo verás antes de empezar.

Cuenta también el mantenimiento: una o dos horas al año por cada conexión viva, para claves que caducan y formatos que cambian. Entra en las bolsas mensuales si tienes una contratada.

Lo que no hago

• Conectar dos herramientas solo porque se puede. Si el ahorro no compensa el mantenimiento, te lo digo.
• Montar sobre una API sin documentación o sin permiso del proveedor, aunque técnicamente se pueda.
• Dejarte atado a una herramienta intermedia con cuota si el mismo trabajo cabe en un poco de código tuyo.
• Entregar algo que no avise cuando falle.

Preguntas frecuentes

• ¿Puedes integrar pasarelas de pago?
  Sí, revisando antes los requisitos técnicos, la seguridad y el flujo completo, incluido qué pasa cuando un pago falla o se devuelve, que es la parte que se suele olvidar.
• ¿Y si mi herramienta no tiene API?
  Se buscan alternativas realistas: a veces hay conectores intermedios, a veces exportaciones programadas, y a veces la respuesta honesta es que sale más barato cambiar de herramienta que forzar el puente.
• ¿Cuánto se tarda?
  Entre unos días y dos o tres semanas según la complejidad. Los casos sencillos, con herramientas que ya tienes, pueden estar en una tarde.
• ¿Tengo que cambiar de programas?
  Normalmente no. La idea es conectar lo que ya usas y cambiar solo lo imprescindible.
• ¿Quién paga las cuotas de las herramientas intermedias?
  Tú, y a tu nombre, para que no dependas de mí. Te digo antes cuánto suman al mes para que entre en la decisión.
• ¿Qué pasa si la integración se rompe dentro de un año?
  Que te enteras tú, porque lleva aviso. Arreglarlo son horas sueltas, o entra en tu bolsa de mantenimiento si tienes una.